Mediul de lucru (teste sau producţie)
Primul pas în configurarea bazei de date pentru pregătirea procesului de transmitere a facturilor prin sistemul RO e-Factura este stabilirea mediului de lucru.
Din meniul Parametri → Companii → Parametri generali, se configurează opțiunea [Mediu de producție E-Factura]:
Mediul utilizat este evidențiat și în consola eFactura 
.
În cazul în care este vorba despre prima configurare a baze de date, se recomandă completarea temporară a celor trei câmpuri evidențiate mai jos, astfel încât să fie generată prima înregistrare în tabela PPRMS.
După salvarea înregistrării, valorile introduse în aceste câmpuri pot fi șterse.
Atenţie! După modificarea setării privind mediul de lucru, este obligatorie închiderea și redeschiderea aplicației SOFTONE pentru ca noua configurare să fie aplicată.
Atenţie! Dacă anumite facturi au fost transmise inițial în mediul de testare, iar ulterior se dorește transmiterea acestora în mediul de producție, trebuie șterse înregistrările din tabela MYFACTURA aferente transmiterilor respective din mediul de testare, utilizând comanda:
DELETE FROM MYFACTURA WHERE MYFACTURA = XXXXXX AND COMPANY = XXXX
Ulterior, la actualizarea (Refresh) consolei e-Factura, facturile eligibile vor reapărea în primul pas de procesare și vor putea fi transmise către mediul de producție. În urma procesării în mediul de producție, pentru acestea vor fi generate noi ID-uri de încărcare și de descărcare, corespunzătoare transmiterii prin SPV.
Importul nomenclatoarelor
În cazul în care nu porniți de la un XDT în care mapările necesare pentru localizarea RO e-Factura, RO e-Transport și SAF-T sunt deja configurate, regăsiți atașată aici lista nomenclatoarelor necesare pentru import, în vederea realizării configurărilor corespunzătoare.
Pentru a identifica mai ușor zonele în care trebuie importate nomenclatoarele, accesați în meniul SOFTONE: Operații → Proceduri companie, apoi secțiunile Înregistrări SAF-T, Înregistrări e-Factura și Înregistrări e-Transport. Codurile CAEN se regăsesc în fişa companiei, iar codurile Intrastat şi CPV în fişa articolelor.
Tipurile de document, judeţele, unităţile de măsură, termenii de plată create în SOFTONE trebuie mapate la nomenclatoarele listate de ANAF.
Câmpuri oblogatorii pentru transmiterea facturilor prin RO e-Factura
Pentru buna funcţionare şi validare a modulului eFactura, este recomandată completarea următoarelor câmpuri din aplicaţia SOFTONE.
Atenţie! Câmpul Regiune se va completa numai cu SECTOR1 , SECTOR2, SECTOR3, SECTOR4, SECTOR5, SECTOR6 şi DOAR dacă oraşul este Bucureşti.
Atenţie! Setările prezentate mai jos pentru modulul de Vânzări se aplică în mod similar și în modulele Tranzacții diverse clienți și Achiziții (pentru cazurile în care este necesară transmiterea autofacturilor cu tipul 389). Pentru modulul Tranzacții diverse furnizori, funcționalitatea de transmitere a autofacturilor nu este implementată.
Mediul de producţie se va selecta doar dacă se doreşte a se transmite direct în SPV către clienţi facturile. Pentru testare opţiunea rămâne nebifată.
Setările OAuth şi utilizatorii se populează cu informaţii generale doar prima dată (prima dată când se instalează şi se configurează SOFTONE, pentru a crea o înregistrare în tabela PPRMS. După salvare aceste informaţii se pot şterge întrucât drepturile utilizatorilor şi gestionarea certificatului se va face din consola eFactura).
Comportamentul acceptat pentru ca un document să fie tratat ca factură poate avea valorile 102, 103, 104, iar ca un document să fie tratat ca retur/credit notă poate avea valorile 151, 152, 154, 155, 181.
E-Factura/E-Transport poate avea valoarea e-Factura sau e-Factura & e-Transport.
Tip document poate avea valoarea 380 pentru facturi, 751 pentru facturi la bon, 389 autofacturi sau 381 pentru facturi de retur / credit note. SOFTONE nu recomandă configurări care implică tip document 384.
În funcție de forma legală configurată, documentul va fi încadrat pe fluxul corespunzător de transmitere în consola e-Factura. Valorile Indiferent și Societate cooperativă socială sunt singurele care nu sunt incluse în fluxul de eligibilitate pentru e-Factura.
Metoda de plată trebuie, la rândul său, mapată la codul de plată corespunzător utilizat de ANAF. Acest cod se selectează din lista disponibilă din core-ul SOFTONE.
Câmpul e-Factura se completează pentru clienții care sunt companii locale și stabilește tipul acestora: companie individuală – Companie înregistrată în sistem sau instituție publică – Organism din sectorul public. Pentru companiile externe și persoanele fizice, completarea acestui câmp nu este necesară, deoarece eligibilitatea documentului pentru transmiterea prin RO e-Factura este determinată pe baza țării de livrare sau a locului prestării.
E-Factura/E-Transport nu mai este relevant pentru stabilirea eligibilității facturilor pentru transmiterea prin RO e-Factura, întrucât obligația de transmitere nu mai este limitată la tranzacțiile care conțin bunuri cu risc fiscal ridicat.
Intrastat nu este obligatoriu. De asemenea, există posibilitatea de a exclude secțiunea aferentă din fișierul XML, în cazul în care nu se dorește completarea și transmiterea acestor informații.
Codul CPV este obligatoriu doar pentru facturile emise către instituțiile publice, respectiv pentru partenerii configurați ca Organism din sectorul public.
Criterii de eligibilitate pentru afişarea documentelor în consola eFactura
Modulul de Vânzări și Tranzacții diverse clienți
Modulul de Achiziții
În cazul în care unul dintre criteriile de eligibilitate menționate anterior nu este îndeplinit, facturile nu vor fi preluate în consola eFactura. După identificarea și corectarea cauzei, documentele respective pot fi selectate din browserul de documente, iar la click dreapta se va accesa opțiunea „Recalculare E-Factura”. Această operațiune determină reverificarea criteriilor de eligibilitate, iar dacă toate condițiile sunt îndeplinite, documentele vor fi preluate automat în consola eFactura.
Același rezultat poate fi obținut și prin resalvarea individuală a documentelor, operațiune care declanșează reevaluarea criteriilor de eligibilitate.
Pentru a reduce riscul ca utilizatorii să omită facturi care ar trebui să fie afișate în consola eFactura, a fost implementată o funcționalitate suplimentară de control pentru modulul de Vânzări începând cu versiunea eFactura 1.622.11520.1063. Aceasta verifică criteriile de eligibilitate prezentate anterior și identifică potențialele facturi care ar fi trebuit să ajungă în consolă, dar nu sunt afișate din cauza unor configurări lipsă sau incorecte. Verificarea se realizează pentru ultimele 5 zile, inclusiv data curentă.
La afișarea notificării de mai jos, selectarea opțiunii Da va deschide browserul facturilor de vânzare.
Dacă instalarea conține indexul efactura_control (care poate fi descărcat de aici), vor fi afișate în acest browser facturile identificate ca potențial eligibile pentru transmitere în ultimele 5 zile, dar care nu au ajuns în consola eFactura. Browserul include filtrele necesare pentru identificarea cauzei și corectarea configurărilor aferente facturilor respective.
Dacă indexul efactura_control nu este disponibil, va fi deschis browserul implicit configurat pentru utilizator. În acest caz, însă, nu vor fi disponibile filtrele specifice necesare pentru identificarea rapidă a facturilor cu probleme și a configurărilor care trebuie corectate.
Browserul are configurat implicit filtrul de dată pentru ultimele 5 zile, inclusiv data curentă, utilizând codul 103, conform configurării prezentate în imaginea de mai jos.
