.
Scenarii de reconciliere
Verificarea diferențelor dintre datele comerciale și cele contabile
.
.
Cuprins
Introducere
Import fișiere
Scenariile de reconciliere în România
Configurarea scenariilor de reconciliere
Observații utile
.
.
.
Introducere
.
În SOFTONE ERP se poate efectua, de pe un singur ecran, reconcilierea modulelor din Comercial cu modulul Contabilitate. Astfel, se pot observa rapid diferențele și se pot face corecțiile necesare la timp.
Folosiți „Verificați scenariile de reconciliere” chiar și zilnic, pentru rezultatele operațiunilor necesare verificării și comparării a două seturi de date: Comercial (Vânzări, Achiziții, Clienți, Furnizori etc.) și Contabilitate.
În acest mod, confirmați că datele sunt consistente, precise și complete.
.
.
Ecranul de verificare a scenariilor de reconciliere
.
.
Beneficii
• Identificarea rapidă a reconcilierilor/diferențelor Comercial – Contabilitate printr-un ecran flexibil și ușor de folosit.
• Economisirea timpului, deoarece nu este nevoie de verificarea datelor prîn mai multe extrase și rapoarte individuale.
• Rezultatele zilnice sunt afișate chiar și la o dată anterioară, ceea ce face mai ușoară identificarea diferențelor.
• Rezultatele pot fi verificate printr-un singur clic.
• Securitatea și validitatea rezultatelor facilitează reconcilierea datelor comerciale și contabile.
.
Import fișiere
.
În standardul aplicatiei Softone, veți gasi un singur scenariu de reconciliere care acopera fluxurile standard, conform parametrizarilor din XDT din urmatoarele module:
Daca nu porniti de la XDT-ul standard, trebuie să importati fișierele de mai jos:
1. XXF-ul pt contori – ‘’Contori.XXF’’.
.
2. Se adauga un scenariu nou, în care veți completa intai codul si denumirea, urmand ca apoi să copiati scriptul de mai jos în secțiunea Script.
.
.
3. CST pt campul custom dîn scenariul avize clienți – Statistici vânzări – ‘’S1 Valoarea vânzărilor pe agenti de vânzări si clienți.CST’’.
4. CST pt campul custom dîn scenariul NIR furnizori –
.
Scenariile de reconciliere în România
.
Entitatile folosite în reconcilierea modulelelor Comercial si Contabilitate, în standardul aplicatiei Softone ERP sunt :
.
Clienți
Rapoartele din care sunt aduse date :
–Tranzacții clienți cu analiza CEC-uri (VCUSTRNS)
–Tranzacții debitori cu analiza CEC-uri
Conditiile pe care tranzacțiile clienților trebuie să le indeplineasca pentru a fi luate în considerare în scenariu sunt :
–Sa fie introduse în modul de vânzări (sosource= 1351), Încasări clienți prîn banca (1413), Încasări clienți (1381), Tranzacții diverse clienți (1353), Compensari clienți-furnizori(1312) ;
–În cazul avansurilor care folosesc contul 419, trebuie să aveți în vedere urmatoarea configurare :
· Categoria contabila a serviciului definit ca avans să aibă codul 419;
· Seria de încasări în avans utilizata să aibă codul 1320.
.
Furnizori
Rapoartele din care sunt aduse date :
–Tranzacții furnizori cu analiza CEC-uri
–Tranzacții creditori cu analiza CEC-uri
Conditiile pe care tranzacțiile furnizorilor trebuie să le indeplineasca pentru a fi luate în considerare în scenariu sunt :
–Sa fie introduse în modul de achiziții (sosource= 1251), Plăți funizori prîn banca (1412), Plăți furnizori (1281), Tranzacții diverse furniori (1253), Compensari clienți-furnizori (1312) ;
–În cazul avansurilor care folosesc contul 409, trebuie să aveți în vedere urmatoarea configurare :
· Categoria contabila a serviciului définit ca avans să aibă codul 4091,4092,4093,4094 ;
· Seria de plăți în avans utilizata să aibă codul 2320.
.
TVA
Rapoartele din care sunt aduse date :
–Analiza TVA documente (VDBVATANAL)
–Statistici debite-credite
Conditiile pe care tranzacțiile cu TVA trebuie să le indeplineasca pentru a fi luate în considerare în scenariu sunt :
· Variabila debit-credit ‘TVA-ul în vama’ trebuie définita ca fiind ‘Numai TVA’ (valoarea 2)
.
Casă si Banca
Rapoartele din care sunt aduse date :
–Tranzacții conturi de numerar cu analiza CEC-uri
Conditiile pe care tranzacțiile conturilor de numerar si banca trebuie să le indeplineasca pentru a fi luate în considerare în scenariu sunt :
–Sa nu fie introduse în modulele : 1412, 1413,1453,1281,1381 ;
–Comportamentele tipurilor de documente să nu fie 100,9999 ;
–Tip incasare (Sopaytype) să nu fie CEC (valoarea 3) ;
–În cazul CEC-urilor care folosesc conturile 403 si 413, trebuie să aveți în vedere urmatoarea configurare :
· Tipul CEC-ului(Chequetype) să fie 1 pentru încasări si 2 pentru plăți ;
.
Stocuri
Rapoartele din care sunt aduse date :
Conditiile pe care tranzacțiile stocurilor si serviciilor trebuie să le indeplineasca pentru a fi luate în considerare în scenariu sunt :
–Sa fie introduse în modulele : 1351,1251,1151 ;
–Seriile utilizate dîn modulul management stocuri să afecteze tranzacțiile articolelor, mai exact să aibă codurile 4000,4080,4020, 1200, 1230 ;
–Seriile utilizate dîn modulul management stocuri să NU afecteze tranzacțiile articolelor, mai exact să nu aibă codurile 4060,1220, 4001, 4003, 4040,4004 ;
–Seriile utilizate dîn modulul de vânzări să NU afecteze tranzacțiile articolelor, mai exact să pentru să nu aibă codul 1060 ;
.
Cheltuieli
Rapoartele din care sunt aduse date :
–Statistici debite-credite
Conditiile pe care tranzacțiile trebuie să le indeplineasca pentru a fi luate în considerare în scenariu sunt :
–Articolele să fie definite în modulul de gestiune stocuri (să aibă sodtype 51) ;
–Serviciile să fie definite în modulul de servicii (să aibă sodtype 52) ;
–Variabilele debit-credit trebuie să fie définite ca fiind ‘Normal (valoarea 1) ;
–În cazul plăților furnizorilor se foloseste seria 2320 ;
–În cazul plăților de sponsorizare se ia în considerare seria cu codul 2005.
.
Venituri
Rapoartele din care sunt aduse date :
–Statistici debite-credite
–Documente cheltuieli (VSDEXPANAL)
Conditiile pe care tranzacțiile trebuie să le indeplineasca pentru a fi luate în considerare în scenariu sunt :
–Sa fie adaugate prîn modulele 1253, 1353, 1453 ;
–Daca tranzacțiile sunt introduse prîn modulele 1353,1253,1453 atunci campul ‘Caracteristici contabile’ din variabila debit credit utilizata în documente să fie ‘Venit’ (valoarea 2) ;
–Cheltuielile dîn subsolul documentelor nu trebuie să aibă parametru ‘Inregistrat pe linie’ bifat cu ‘Da’.
.
Mijloacele fixe
Momentan nu este acoperit acest modul. Reconcilierea pentru modulul de Mijloace fixe va fi disponibil în urmatoarea versiune a Reconcilierilor.
.
Flux avize clienți
Raportul din care sunt aduse date :
Conditiile pe care tranzacțiile stocurilor si serviciilor trebuie să le indeplineasca pentru a fi luate în considerare în scenariu sunt :
–Sa fie introduse documentele în modulul de vânzări 1351;
–Seriile utilizate din modulul management stocuri să afecteze tranzacțiile articolelor, mai exact să aibă codurile 4000,4080,4020, 1200, 1230;
–Seriile utilizate în modulul vânzări să fie 1040 pentru Aviz insotire marfa (Q) si 1060 pentru Factura conform aviz (V).
.
Flux avize furnizori
Raportul din care sunt aduse date :
Conditiile pe care tranzacțiile stocurilor si serviciilor trebuie să le indeplineasca pentru a fi luate în considerare în scenariu sunt :
–Sa fie introduse documentele în modulul de achiziții 1251 ;
–Seriile utilizate din modulul achiziții să fie 2020 pentru NIR Intern(QV) si 2060 pentru Factura achiziții interne conform NIR.
Configurarea scenariilor de reconciliere
Din Scenarii de Reconciliere (meniu Financiar → Contabilitate → Inițializare → Rapoarte de Management Contabilitate), veți seta informatiile care vor fi luate în considerare la efectuarea Scenariilor de Reconciliere.
Mai exact, după ce ați importat sau creat contorii care vor participa la procesul de reconciliere, ar trebui să îi mapați cu indexii dîn Comercial, ale căror valori vor fi folosite în compararea rezultatelor.
• În crearea scenariilor de reconciliere, selectați contorii pe care doriți să îi includeți.
|
Pas
|
Descriere
|
|
1
|
La tabelul Pași, se pot gestiona contorii care vor participa la procesul de verificare.
|
|
2
|
Faceți clic pe fiecare linie și activați opțiunile necesare pentru includerea valorilor relevante în procesul de verificare.
|
|
3
|
La tabelul Indexi, fiecare contor ar trebui să fie asociat cu indexul din Comercial, ale cărui valori vor fi utilizate în operatia de Verificare a Scenariilor de Reconciliere.
|
|
4
|
La tabelul Filtre, setați pentru fiecare index entitățile care trebuie incluse în calcul.
|
Configurarea tabelului Pași
• Se activează flag-ul Cumulat pentru a include toate valorile referitoare la tranzacțiile efectuate înainte de datele selectate pentru rularea raportului, precum și datele care aparțîn perioadei inițiale. Prîn activarea parametrului specific, soldurile partenerilor dîn comercial, conturile de numerar, soldurile băncilor etc. sunt, de asemenea, incluse în acest proces.
• Faceți clic pentru a vedea conturile G/L care au fost setate la coloana Contori și modul în care sunt calculate. Mai mult, faceți clic dreapta pe fiecare cont pentru a afișa/edita datele contului.
• Faceți clic dreapta pe antetul tabelului pentru a vizualiza și edita datele contorilor.
• Apăsați săgeata în jos a tastaturii pentru a adăuga contori. Altfel, apăsați opțiunea Adaugă.
• Tastați Ctrl + Del pentru a șterge o linie din contori.
Configurarea tabelului Indexi
De exemplu, dacă doriți să calculați valoarea vânzărilor dîn statisticile de vânzări pentru „Flux aviz clienți”:
• Tastați Descrierea, de exemplu „Flux aviz clienți”;
• Selectați indexul care va fi folosit la procesul de verificare, de exemplu „S1 Valoarea vânzărilor pe agenți și clienți”;
• Setați câmpul coloanei indexului, dîn care vor fi derivate valorile, de exemplu SALVAL (valoarea vânzărilor);
• Altfel, apăsați pe Câmpuri pentru a selecta și seta cu drag & drop câmpurile dorite;
• Indicați semnul (pozitiv/negativ) pe baza căruia valorile vor fi calculate.
Configurarea filtrelor
În tabelul Filtre, setați pentru fiecare index entitățile care trebuie incluse în calcul. De exemplu, pentru a calcula valorile doar pentru articolele de stoc dîn statisticile de vânzări, setați valoarea 51 (articole de stoc) pentru câmpul MSODTYPE (Tip de material).
Setul de configurație la Scenariile de reconciliere contabile este salvat automat în fișier JSON și este disponibil făcând clic pe {..} Script, de unde puteți gestiona/importa/exporta informațiile.
