Procedura pentru calcularea costurilor de import – export este utilizată pentru a actualiza costurile stocurile cu datele rezultate din cheltuielile diverse percepute la import și export (de exemplu taxele vamale, comisioane bancare, transport etc.).
Dosarele de cost – sunt utilizate pentru a conecta documentele de achiziție (ex: factura de marfă) cu documentele de cheltuieli diverse (de exemplu cheltuiala de transport) şi ulterior a le repartiza totalul cheltuielilor pe stocuri.
Dosarele de cost sunt configurate în același mod ca și celelalte documente din aplicație, acestea au serii și tipuri, dar nu produc tranzacții, ci documente de inventar.
Fiecare dosar de cost se formează din:
IMPORT
Seriile urmărite în dosarele de cost sunt 2160 (achiziţii UE) şi 2180 (achiziţii nonUE).
Pentru exemplul următor, seria folosită va fi 2160. Tipul şi numărul intern sunt automat populate, iar documentul va fi salvat conform facturii primite de la furnizor.
Furnizorul ales trebuie să fie unul extern, mai exact aparţinând Uniunii Europene.
Statusul TVA al documentului va fi Scutit, iar TVA aferent în linii va fi 5019 – TVA 19% Taxare inversa.
După completarea acestor câmpuri, în zona de calcul Intrastat, va fi preluat cursul documentului (la moneda din document), şi se va accesa butonul 
, pentru a calcula valoarea netă şi TVA în moneda locală. Aceste valori sunt necesare pentru declaraţia Intrastat.
În tab [Tranzactii internationale], trebuie verificată zona detaliilor de livrare.
Ţara (Loc operaţiune TVA) va fi automat preluat din datele furnizorului, aria de consum va fi localitatea de livrare, iar conditiile de livrare sunt cele agreate cu furnizorul.
Pentru cazul următor va fi înregistrat un transport asigurat de o firmă locală, prin urmare tranzacţia va fi purtătoare de TVA.
Tranzactii internationale > Dosare cost > Dosare import, prin accesarea butonului [Nou].
Pe tipul de document, există parametrizări care permit citirea seriilor de facturi înregistrate la punctele I şi II.
Seriile disponibile pentru dosarele de cost sunt împărţite în funcţie de natura achiziţiilor UE sau nonUE, şi de asemenea sunt împărţite în dosare complete (totale) şi detaliate.
Dosar UE detaliat : presupune că doar valoarea cheltuielilor din documentele de cheltuieli vor fi incluse în costul alocat elementelor în momentul închiderii dosarului.
Dosar UE total : costul articolelor la momentul închiderii dosarului constă atât din valoarea produselor din factura de achiziţie, cât şi din costul cheltuielilor din documentele de cheltuială, ataşate dosarului.
Prin urmare acest tip de dosar de cost nu poate include documente de vânzare-achiziţie care afectează valorile stocurilor, acest lucru fiind actualizat de seria închiderii dosarului de cost.
Documentul create în urma închiderii dosarului de cost, va repartiza stocurilor întreagul cost (formată din preţ de vanzare/achiziţie plus cheltuieli adiacente).
Dacă se execută închiderea cu previziuni atunci câmpul trebuie să aibă seria de inventar adecvată, a carei configurare trebuie să respecte regulile menționate mai sus.
Diferența constă în actualizarea contabilă a documentului de inventar, deoarece trebuie să actualizeze înregistrările și conturile previzionate.
Documentele de achiziții – vânzări precum și documentele de cheltuieli pot fi adăugate la dosarele de cost prin două metode:
În taburile Documente – de inclus în costuri și documente cheltuieli se vor selecta documentele de achiziție, respectiv documentele de cheltuieli precum și alte documente care pot fi incluse în calculul costurilor;
Introducere documente în dosarul de cost
Toate documentele ale căror serii sunt specificate în parametrii aferenți tipului de document ar trebui să fie disponibile (să poata fi inserate prin clic stânga pe lupa din coloana Document).
Dacă un document a fost deja inserat în alt dosar de cost, acesta nu va mai apărea în lista de selectie;
Pentru documentele de cheltuială: în momentul introducerii în dosarul de cost a documentului de cheltuială, poți selecta o valoare mai mică decât totalul acestuia, caz în care diferența poate fi alocată altui dosar.
Categoriile de costuri și alocarea cheltuielilor
După finalizarea selecţiei documentului de cheltuieli, trebuie să setați în mod obligatoriu categoria de cheltuială (în coloana “Categorie cost”) din care face parte.
Pentru ca informaţiile cu privire la valori să fie actualizate automat este necesară mutarea cursorului pe următoarea linie din grila de date.
După selectarea tuturor documentelor de achiziție / vânzare și a documentelor de cheltuială aferente dosarelor de cost trebuie realizată închiderea dosarului în vederea finalizării procesului de calcul al costurilor.
Închiderea dosarului de cost se face după cum urmează:
Această modificare duce la crearea automată a documentului de închidere inventar pe baza seriei stabilite în parametrii Tip aferenți dosarului;
În situația în care se dorește închiderea dosarului de calcul al costurilor într-o perioadă contabilă ulterioară, sistemul va genera automat un document de inventar invers pentru perioada curentă și un nou document de inventar cu data nouă de închidere.