Ce este o factură de achiziţii
Factura de achiziţii este un document contabil şi fiscal, emis de o companie (furnizorul), către o altă companie sau persoană fizică (clientul), document ce conține lista cu produsele vândute sau serviciile prestate clientului de către furnizor. Fiind un document fiscal, factura este purtătoare de TVA şi pe baza acesteia se calculează TVA datorat către stat.
Spre deosebire de factura de achiziţii, factura proformă deşi conţine toate informţiile unei facturi clasice, aceasta nu este nici un document contabil şi nici fiscal, este mai mult asemănătoare unei oferte, o invitaţie de plată a unor bunuri sau servicii listate cu preţuri. Aceasta se foloseşte în momentul în care un furnizor nu are certitudinea că un client va plăti datoria, sau pur şi simplu doreşte încasarea banilor înainte de livrare. Odată plătită factura proformă, furnizorul îşi ia angajamentul de a emite o factură fiscală clientului.
Cum se înregistrează o factură de achiziţii
Pentru a crea un nou document de achizitie, din meniul Operatii > Management Comercial > Achizitii > Documente achizitii, se va selecta opţiunea Nou.
Alegerea seriei
Seria unei facturi se va alege manual în câmpul Serie, selectând una dintre opţiunile disponibile din listă. Pentru exemplul curent se va alege varianta cea mai comuna dintre tranzacţiile de achiziţii şi anume 2080 Factura cumparari (QV). Seria selectată va propune automat numărul intern şi Tipul documentului.
Câmpul Document este un câmp editabil, reprezentând numărul facturii furnizorului.
Selectarea furnizorului
În câmpul Furnizor, acesta poate fi ales fie tastând numele, fie cautând în selector după criteriile disponibile (Cod, Nume, C.U.I etc).
Informaţiile aduse în această secţiune, precum şi în pagina Detalii livrare, sunt citite din fişa furnizorului, şi pot fi modificate după caz.
Adăugarea articolelor
În grila de date din tranzacţia de achiziţie, pot fi adăugate Articole (produse, mărfuri, etc), Servicii sau Mijloace fixe, fiecare entitate având un tab distinct. Acestea pot fi căutate după denumire sau cod, sau pot fi căutate în listă (pentru a vedea toate opţiunile de căutare vă rugăm verificaţi secţiunea Căutare şi filtrare înregistrări).
Pentru exemplul de mai jos vor fi adăugate articole care aparţin unui lot, şi articole urmărite la nivel de număr serial.
Pentru a folosi loturi, sunt necesare următoarele setări:
Loturile pot proveni de la furnizorii de la care se achiziţionează produsele pentru revânzare, sau din producţia proprie a produselor finite, iar în cazul achiziţiilor aceste loturi se creează manual, fie prin click pe hyperlink-ul [Cod lot] din grila de date,
fie din meniul Management Comercial > Gestiune stocuri > Loturi > Nou.
Lotul trebuie alocat unui articol, trebuie să conţină un cod aferent (cu format implicit sau nu), i se poate atribui un furnizor o data de primire şi o data de expirare.
După crearea lotului, acesta va fi disponibil în documentul de achiziţie.
!!! La vânzare, loturile produselor vor fi disponibile atât timp cât există sold pe lotul respectiv (din achiziţie sau producţie) şi acesta este valabil.
Cantităţile implcite, preţul pot fi automat populate dacă ele există pe fişa articolului, şi pot fi modificate pe document după caz.
De asemenea poate fi adăugat discount(procentual sau valoric) în liniile documentului sau la nivel global (pe întreaga valoare a facturii din subsolul documentului).
În Soft1 sunt disponibile până la 3 tipuri de disocunturi, iar acestea pot fi aduse ăîn grila de date prin click dreapta pe antetul tabelului > Adauga coloana, iar după căutarea câmpurilor necesare acestea se pot aduce prin drag/drop oriunde în grila de date,
!!! În cazul în care se doreşte introducerea aceloraşi tipuri de articole din loturi diferite, pe Tip document trebuie aleasă proprietatea Linii similare [Nicio actiune] sau [Avertisment].
Similar pentru servicii.
Pentru a folosi numere seriale, sunt necesare următoarele setări:
Similar loturilor, numere seriale sunt fie cele primite de la furnizor la achiziţie, fie sunt cele setate în producţie.
Dacă se achiziţionează un singur articol, numărul serial poate fi introdus direct în câmpul aferent [Serial Number].
Dacă sunt achiziţionate mai multe articole, atunci prin click dreapta pe linia articolului > Serie de numere.
Vor fi introduse numere de serie echivalente cu numărul cantităţii.
Adăugarea serviciilor
Similar articolelor, serviciile vor fi adăugate în tab-ul Servicii, putând fi tastate după cod sau denumire sau căutate după criteriile din selector. Similar articolelor, se poate adăuga discount la nivel de linie.
Adăugarea unui mijloc fix
Din tab-ul Mijloace fixe, se poate adăuga un mijloc fix. Adăugarea se va face similar selectării unui articol sau a unui serviciu.
Pentru un mijloc fix trebuie creată o entitate separată care va reţine data începerii amortizării acelui mijloc fix. Entitatea poate fi creată accesând […] fie din câmpul [Introduceti cod], fie [Descriere entitate].
Adăugarea discount-urilor şi a altor cheltuieli adiacente pe factură
După finalizarea adăugării articolelor, serviciilor şi a mijloacelor fixe, în grila de date, în subsolul documentului se regăsesc detalii ale totalului la nivel de factură, TVA calculat şi de asemenea opţiunea de a aplica discount la nivel de factură şi cheltuieli suplimentare.
Dicount-ul din subsolul facturii poate fi audus automat din fişa clientului, sau din politici de preţ, fie poate fi înregistrat manual.
Pot fi adăugate cheltuieli suplimentare care fac scopul tranzacţiei, precum cheltuieli de transport sau taxă verde. Pentru aceasta se accesează hyperlinkul Cheltuieli, se alege cheltuiala dorită iar aceasta va fi adaugată la totalul facturii.
Dacă cheltuielile se aplică tuturor tranzacţiilor de acest tip, poate fi automatizată aplicarea lor în document prin setarea unui grup de cheltuieli pe Tip document.
Într-un grup de cheltuieli pot fi adăugate unul sau mai multe elemente de cheltuială.
Pentru a salva înregistrarea în Soft1, se va selecta butonul 
.
Cum se tipăreşte o factură
Pentru a printa o factură, există 2 opţiuni, în funcţie de setarea tranzacţiei. Dacă tranzacţia este setată cu tipărire automată, la salvarea documentului un mesaj de tip pop-up va fi afişat pentru a tipări factura, va fi selectat tipul de extensie al fişierului (pdf, word) sau imprimanta fizică şi Accept.
De asemenea, din interiorul unui document se poate accesa din bara de activităţi simbolul de Tiparire 
.
