Obligativitatea raportării facturilor emise în sistemul ANAF RO e-Factura de către toți operatorii economici stabiliți pe teritoriul României începând cu 1 ianuarie 2024 presupune transmiterea facturilor de mărfuri și servicii sub forma unui fișier de tip XML, prin Spațiul Privat Virtual (SPV) în sistemul RO e-Factura. Acest lucru se va putea face exclusiv electronic, prin înregistrarea/înrolarea în Spațiul Privat Virtual (SPV) și folosind un certificat digital calificat pentru semnătură electronică.

https://mfinante.gov.ro/ro/web/efactura/ro-efactura-prezentare

Paşii necesari înregistrării/înrolării în SPV, sunt:

Pasul 1. Obținerea semnăturii digitale de la furnizori acreditaţi :
• SC Transfer Speed SA
• SC CertSign SRL
• SC DigiSign SA
• SC AlfaTrust Certification SA
• SC Centrul de Calcul SA

Semnătura digitală trebuie obținută de reprezentantul legal al companiei, pentru un CNP. Certificatul digital generat pentru un CNP poate fi alocat mai multor CUI. Un CUI poate fi alocat mai multor certificate digitale.
La finalizarea procesului de emitere a semnăturii digitale și după primirea token-ului USB/Cloud, de pe site-ul furnizorul trebuie să salvat [Documentul de confirmare], un fișier .pdf care confirmă că datele de pe token sunt corecte și că dispozitivul funcționează.

Dacă a fost obținută o semnătură digitală în trecut, documentul de confirmare se poate recupera accesând site-ul furnizorului.

Pasul 2. Scanarea următoarelor documente, semnarea acestora utilizând semnătura electronică, şi arhivarea lor într-o arhivă de tip .zip.

• Cartea de identitate a celui care se înrolează în SPV
• Certificatul de înmatriculare (CUI) al entității pentru care se face înrolarea
• Actul constitutiv (în cazul SRL-ului pentru care se înrolează administratorul), sau:
• Procura notarială (în cazul unui SRL/PFA pentru care se înrolează un împuternicit, adică altcineva decât administratorul/titularul).

Pasul 3.Înrolarea propriu-zisă
• Se accesează secţiunea Servicii Online –> Înregistrare utilizatori –> Spațiul Privat Virtual –>Persoane Juridice sau alte entități fără personalitate juridică utilizând link-ul
anaf.ro/anaf/internet/ANAF/servicii_online/inreg_inrol_pf_pj_spv

• Se accesează secţiunea Persoane Juridice -> Înregistrare utilizatori cu certificat digital din secțiunea
• În fereastra deschisă se vor completa informaţiile solicitate şi se vor bifa cele două căsuţe de acord [Sunt de acord].
• În câmpul [Selectaţi documentul de confirmare] se va încărca documentul de la furnizorul de semnătură electronică.
• În câmpul [Selectaţi arhiva zip cu documentele justificative] se va încărca arhiva cu documentele enumerate la Pasul 2.
• Se va introduce codul de validare exact așa cum este scris (litere mari și mici) și se va apăsa [Continuă].
• Se va introduce codul din 6 cifre primit pe e-mail, codul de validare și apoi [Trimite].
• Se va deschide o nouă fereastră cu confirmarea cererii de înrolare în SPV și cu numărul de înregistrare. Aceasta trebuie salvată în format PDF și printată.
• În urma înrolării trebuie aşteptat un mail de la MFP@mfinante.ro prin care veţi fi notificat că a fost aprobat contul SPV. Ulterior, utilizatorii se pot autentifica în SPV.
! De reţinut faptul că maparea certificatului la CUI nu se va realiza instant, şi în unele cazuri poate dura până la 7 zile, datorită faptului că aprobarea se face manual.
! Odată cu obligativitatea generală pe teritoriul României cu privire la transmiterea prin eFactura nu mai este necesară înregistrarea în registrul eFactura prin formularul 084.

Pasul 4.Configurarea setărilor necesare în Soft1 pentru funcţionarea modului eFactura.

Pasul 5. Alegeti ce metoda de depunere veti folosi!
În mod implicit, puteți trimite documente către RO-eFactura numai de pe stațiile de lucru care au acces la un certificat digital calificat pe token USB. Din acest motiv, SoftOne recomandă configurarea certificatului OAuth, valabil 90 de zile, care va permite transmiterea facturilor de pe mai multe staţii concomitent, nemaiffind condiţionat de tokenul fizic. Mai multe informatii regasiti în secțiunea aferentă din acest manual.

Pasul 6. Trimiterea facturii din Soft1 către SPV.