Descriere câmpuri şi funcţionalităţi consolă  

Procesare facturi  

Propuneri documente  

Mapare documente  

Opţiuni la click dreapta pe linii  

Opţiuni la click dreapta pe articole  

Procesarea autofacturilor  .

.

.

.

.

Descriere câmpuri şi funcţionalităţi consolă

Consola de descărcare a facturilor, prezentată mai jos, este structurată în trei secţiuni: o zonă pentru filtrarea informaţiilor descărcate, o listă de facturi descărcate (în mod implicit sistemul caută şi descarcă tot ce este disponibil pe perioada permisă de 60 zile) şi o secţiune dedicată detaliilor unei facturi selectate din listă.

.

În bara de acţiuni a consolei, opţiunile sunt:

.

Refresh	Reactualizează lista facturilor aferente perioadei setate conform filtrelor.
Descarcă	Descarcă arhiva cu fişierul xml + semnătura digitală, alături de factura în format PDF (dacă a fost configurată şi descărcarea acestui format) în locaţia indicată; de asemenea va înregistra o intrare în tabela MYFACTURA. ℹ️  Descărcarea se face implicit din ultimele 60 zile de la data curentă.
Deschide folder fişiere descărcate	Deschide folderul de salvare indicat în setări pentru o accesare mai uşoară a facturilor descărcate.

.

.

În secţiunea [Filtru Dată], [Filtru Document]

.

Data încărcare SPV (De la data – Până la data)	Interval de selecţie la afişarea facturilor în consolă, luând în considerare data încărcării în SPV a documentului.
Dată document (De la data – Până la data)	Interval de selecţie la afişarea facturilor în consolă, luând în considerare data documentului.
CUI, Partener, Nr. Doc.,ID Descărcare	În lista facturilor, se poate căuta în funcţie de aceşti parametri, şi apoi se apasă tasta ENTER.
Nemapate	Sunt filtrate documentele nemapate la un document SOFTONE.
Mapate	Sunt filtrate doar facturile mapate la un document SOFTONE.

.

.

Statusuri grilă de facturi	Descriere
	Factura conţine ataşamente.
	Factura a fost procesată în SOFTONE (are o legătura în modulul de Achiziţii/Tranzacţii diverse).
	Factura nu a fost procesată.
	Erori de procesare ale XML.

.

.

.

Procesare facturi

.

După aplicarea filtrelor pentru afişarea facturilor şi descărcarea acestora local, lista facturilor evidenţiază diferenţele între câmpurile completate cu informaţii din XML (marcate cu “SPV” în descrierea coloanei) şi cele preluate din nomenclatoarele sau înregistrările SOFTONE (indicate prin “S1” în descrierea coloanei).

Cu excepția câmpului [Partener S1], dacă celelalte câmpuri marcate cu “S1” nu sunt populate, indică faptul că linia nu a fost procesată sau că nu există niciun document înregistrat în SOFTONE care să fie mapat la respectiva linie.

Existenţa unor valori în câmpul [Partener S1], indică faptul că pe baza CUI din xml, a fost identificat un furnizor deja înregistrat în SOFTONE.

ℹ️  [Soft1 ID] reprezintă ID din tabela MYFACTURA.

ℹ️  Cu excepţia coloanelor [Status], [Propuneri], şi [FINDOC S1], toate celelalte coloane pot fi sortare A-Z , sau Z-A.

.

Propuneri documente

.

.

În funcţie de criteriile setate în zona de [Setări] , (vezi secţiunea Configurări cu privire la mapare), la apăsarea butonului , în coloana [Propuneri] va fi menţionat un număr care indică totalul de documente SOFTONE care întrunesc condiţiile. Prin click pe acel număr se listează documentele din SOFTONE pentru a le vizualiza.

Prin dublu click pe document, se va crea legătura dintre factura importată şi documentul SOFTONE.

Prin click dreapta pe documentul din lista de căutare se va deshide fişa documentului înregistrat în SOFTONE.

 

.

Se va solicita o confirmare în cazul în care au fost activate avertismentele, iar ulterior documentul va fi marcat ca procesat , şi va avea ataşat un link către documentul din SOFTONE pentru a accesa uşor înregistrarea.

.

.

.

Mapare documente

.

.

Maparea automată a documentelor fără intervenţia manuală a utilizatorului, precum în situaţia de mai sus, se va aplica doar pentru liniile care au o singură propunere (valoarea 1).

 

 

 

 

Pentru linia care conţine două propuneri de documente, va fi necesară intervenţia manuală a utilizatorului pentru a verifica dacă există o posibilă dublare, şi de asemenea de a decide care este documentul corect de alocat.

 

.

.

Opţiuni la click dreapta pe linii

.

Următoarea captură de ecran afişează opţiunile utilizatorului la click dreapta pe liniile afişate în consolă. În funcţie de statusul liniei, anumite opţiuni pot fi active sau nu.

 

Creare furnizor S1

În cazul în care nu a fost găsit şi propus niciun furnizor din nomenclatorul SOFTONE, pe baza CUI, se poate crea un nou furnizor. Datele cu privire la CUI, adresă, companie înregistrată în sistem vor fi automat populate în noua fişă a furnizorului.

 

.

Resetare furnizor S1

Dacă un furnizor nu a fost corect propus în linii, acesta poate fi resetat spre a alege un alt furnizor sau spre a crea unul nou.

.

Căutare furnizor S1

Această funcţionalitate este utilizată pentru a aloca manual un alt furnizor pe o linie. În mod implicit, căutarea se efectuează după CUI, însă utilizatorul poate introduce manual ID TRDR, codul furnizorului sau numele acestuia. Căutarea după nume nu necesită simboluri adăugate înainte sau după text.

Pentru a alege furnizorul, se apasă dublu click pe linia acestuia.

.

.

 

Dacă se doreşte vizualizarea fişei furnizorului din SOFTONE înainte de mapare, prin click dreapta pe linia acestuia se accează opţiunea “Vizualizare furnizor S1”.

 

.

Creare document achiziţie S1

Se creează un nou document în modulul Achiziţii preluând datele mapate din consolă (partenerul alocat şi produsele aferente mapate, create sau alese).

.

Căutare document achiziţie S1

Se poate căuta un document SOFTONE (în cazul în care nu s-a rulat o propunere de documente, sau dacă nu se doreşte căutarea automată în funcţie de criteriile din [Setări]). Căutarea se face implicit după nr doc. din SPV, dar manual se poate introduce oricare din opţiunile capului de tabel:

 

Resetare document achiziţie S1

În cazul în care deja este realizată o legătură între factura primită şi descărcată şi documentul din SOFTONE, dar această mapare este greşită, ea se poate reseta, şi alege sau crea un alt document.

.

Resetare şi ştergere document achiziţie S1

Alături de resetarea mapării, documentul din SOFTONE va fi şters.

.

Creare / Căutare / Resetare / Resetare şi ştergere Tranzacţie Diversă S1

Întrucât SOFTONE permite înregistrarea facturilor de cheltuieli şi prin modulul de Tranzacţii diverse, toate opţiunile prezentate pentru modulul de Achiziţie, se vor replica şi aici.

.

Afişează pdf

La cerere se va salva în format PDF factura primită.

.

Afişează fişiere ataşate

Dacă există fişiere ataşate în xml, acestea pot fi vizualizate, şi salvate local.

După selectarea opţiunii “Show attached files”, se vor accesa elementele afişate prin dublu click.

 

.

Reimporta document din SPV

Dacă înregistrarea din tabela MYFACTURA a fost ştearsă sau incorect importată şi se doreşte reimportul liniei respective, se va utiliza această funcţionalitate.

.

Opţiuni la click dreapta pe articole

.

.

Creare articol S1

Se deschide fişa unui nou articol, iar informaţiile din linii care pot fi preluate (text) sau care se pot mapa la nomenclatoarele existente (TVA, UM) se vor popula în această fişă.

După salvarea articolului nou creat, în mod automat acesta este şi alocat pe linie.

.

Creare serviciu / Debit/Credit / Mijloc Fix S1

Similar creării articolului, se va proceda şi pentru restul nomenclatoarelor definite în SOFTONE.

.

Resetare articol S1

Dacă se doreşte eliminarea alocării pe linia facturii pentru orice element tranzacționabil din SOFTONE (articole, servicii, debit/credit, mijloace fixe), se va utiliza această opțiune.

.

Căutare articol S1

Căutarea unui articol/serviciu/debit credit/mijloc fix, se face iniţial după cod şi denumirea din XML în zona de coduri furnizor SOFTONE. Ulterior se va căuta după întreaga denumire în nomenclatoare şi coduri alternative, iar apoi doar după primul cuvânt din denumire. Se poate căuta manual după oricare din coloanele afişate în ecranul de mai jos. De asemenea pentru a restrânge căutarea se poate filtra în funcţie de nomenclator şi articole la furnizor.

.

Pentru alocare în linie, se va accesa dublu click pe rezultat.

.

.

Dacă se doreşte vizualizarea fişei articolului din SOFTONE înainte de mapare, prin click dreapta pe linia acestuia se accează opţiunea “Vizualizare articol S1”.

.

.

.

Căutare articol furnizor S1

Se va căuta în MTRSUPCODE (grila de date care conţine legătura între articole şi furnizorii acestora).

 

.

Căutarea se va face implicit după denumiorea integrală şi cod din linia facturii, dar manual se poate căuta dup oricare din coloanele disponibile în tabel. De asemenea se poate filtra în funcţie de nomenclator.

.

Pentru alocare în linie, se va accesa dublu click pe rezultat, iar pentru a vizualiza fişa articolului se va accesa click drepata “Vizualizare articol S1”.

.

Procesarea autofacturilor

.

Procesarea autofacturilor emise în numele companiei noastre urmează aceiaşi paşi ca în cazul facturilor de achiziţie, însă implică accesarea nomenclatorului de clienţi şi a modulului de Vânzări exclusiv pentru documentele primite cu tip 389 (Autofactură).

Atfel documentele cu tip document 389 vor avea la click dreapta un meniu dedicat modulului de Vânzare.

.

.